Zakup czy wynajem powierzchni biurowej – co się bardziej opłaca?

W ostatnich latach gospodarka światowa borykała się z licznymi skutkami pandemii, co miało istotny wpływ na działalność wielu organizacji. Kiedy na horyzoncie pojawiła się szansa na stabilizację, wybuchła wojna w Ukrainie, a recesja zaczęła być coraz bardziej realna. Rosnąca inflacja, wyższy kurs euro, wzrost kosztów budowy (materiałów oraz płacy minimalnej) oraz kosztów energii wpływają na działalność firm. Najemcy, których coraz częściej dotyka podwyżka czynszu i wzrost opłat eksploatacyjnych mogą rozważać różne opcje, żeby finalnie ograniczyć wydatki.

Koszty wynajęcia biura

Rozpoczynając proces poszukiwania biura, należy dokładanie przeanalizować potrzeby swojej organizacji. Na wstępnie powinien zostać ustalony model pracy, według którego funkcjonuje firma i jej pracownicy – czy będzie to praca na stałe z biura, hybrydowa, czy w większości zdalna, a biuro posłuży tylko do sporadycznych spotkań? Należy również oszacować liczbę pracowników, obecną i przyszłą, miejsce ich zamieszkania oraz charakter pracy. To nam pozwoli jasno zdefiniować wyjściowe potrzeby i zaoszczędzić wiele czasu na następnych etapach procesu.

Na koszty wynajmu biura składa się kilka czynników. Atrakcyjnie zlokalizowane budynki biurowe zawsze były w centrum zainteresowania najemców. Atrakcyjność lokalizacji jest definiowana przez miejsce, w którym się znajduje, poziom rozwoju infrastruktury komunikacji miejskiej, czyli dostęp do autobusów, tramwajów, linii metra czy stacji kolejki podmiejskiej. Jakość budynku pod względem architektonicznym, technicznym i lokalizacyjnym jest podstawą do określenia standardu budynku, który określa się najczęściej według międzynarodowej klasyfikacji BOMA International (Building Owners and Managers Association International). Zgodnie z tą kategoryzacją biurowce dzieli się na trzy podstawowe klasy, tj. A, B,C, przy czym budynki klasy A są tymi o najwyższym standardzie – są bardzo nowoczesne i w atrakcyjnej lokalizacji, klasę B charakteryzują starsze budynki ze stosunkowo niewielką ilością nowoczesnych rozwiązań, ale wciąż dobrze położone, a z kolei klasa C dotyczy biurowców o niskim standardzie i lokalizacji poza obszarem zainteresowania ze strony najemców.

Wywoławcze stawki czynszu uzależnione są od miasta i standardu budynku. Przykładowo, na koniec I kwartału 2023 roku dla Warszawy miesięczne stawki czynszu dla najlepszych budynków biurowych w tzw. Centralnym Obszarze Biznesu wahały się w przedziale 19,00-26,00 EUR/m kw. Czynsze wywoływacze poza centrum kształtowały się na poziomie 10,00-16,00 EUR/m kw. miesięcznie.

Dla porównania czynsze w Trójmieście wahały się od 10,00 do 15,00 EUR/m. kw. miesięcznie, a w Krakowie od 10,00 do 16,00 EUR/m. kw.

Do kosztów wynajęcia biura należy doliczyć opłaty eksploatacyjne, które najczęściej rozliczane są w formie zaliczki na poczet późniejszego faktycznego zużycia. Rosnące koszty mediów i usług w ostatnich miesiącach wpływają na zauważalny wzrost opłat. W Warszawie stawki opłat eksploatacyjnych na koniec marca 2023 roku kształtowały się w przedziale od 16,00 do 33,00 PLN/m kw./miesięcznie. W Krakowie stawki wahały się od 15,00 do 25,00 PLN/m kw./miesięcznie.

Zalety wynajmu biura

Za decyzją o wynajmie powierzchni biurowej przemawia wiele korzyści. W zależności od wielkości firmy jest wiele możliwości dotyczących samego rodzaju powierzchni biurowej. Najemcy mogą wybierać między tradycyjnymi biurami różnej wielkości, jak i pojedynczymi miejscami w biurach coworkingowych czy zdecydować się na biuro serwisowane. To co przy tej okazji się od razu wyróżnia to słowo „wybór”, a decydując się na dany produkt lub usługę warto mieć do wyboru różne rozwiązania.

Pandemia wpłynęła na zmianę postrzegania biura, nadając mu nową rolę. Nowe modele pracy, które również niejako były konsekwencją czasu pandemii, zostały z nami na dobre. Coraz częściej zdarza się, że firmy zapewniają swoim pracownikom elastyczność miejsca pracy, wynajmując zarówno biuro tradycyjne, jak i dodatkowe stanowiska w biurze coworkingowym. Gwarantuje to również elastyczność pracodawcy w przypadku zatrudniania zespołów projektowych, które powoływane są na określony czas.

Wynajęcie biura daje również niezależność. Podpisana na określony czas się skończy, a to pozwala na zmianę lokalizację i nie przywiązuje firmy do jednej lokalizacji. Obserwując jak zmieniają się miasta można zauważyć, że okolica, w której dzisiaj wynajmujemy biuro za kilka lat straci na atrakcyjności, a inna z kolei zyska.

Poszukując biura najemcy często biorą pod uwagę otoczenie i udogodnia, która pozwalają ich pracownikom załatwić w krótki czasie najważniejsze sprawy, np. zakupy, wizytę u lekarza czy w klubie fitness.

Wynajem a zakup biura

Na zakup biura lub całego budynku biurowego decydują się firmy, które postrzegają to jako inwestycję długoterminową. Najczęściej przedsiębiorstwa jako powód podają wspomnianą inwestycję kapitału, konsolidację pracowników z kilku rozrzuconych biur na jednej powierzchni oraz przy zakupie całego budynku, wynajem pozostałej powierzchni innym podmiotom, jako zwrotu części nakładów inwestycyjnych.

Warto wspomnieć, że sam zakup wiąże się również z dodatkowymi wydatkami w postaci dostosowania powierzchni do potrzeb własnych oraz najemców, jeżeli zdecydujemy się na wynajmowanie części budynku. Jeżeli zdecydujemy się na wynajęcie powierzchni biurowej właściciel budynku przeznacza na wykończenie naszej powierzchni określony budżet. Jest on uzależniony od czasu trwania umowy i uzgodnionych warunków komercyjnych. Wysokość budżetu na tzw. fit-out podobnie jak w przypadku czynszu i opłat eksploatacyjnych wiąże się z lokalizacją i standardem budynku. W Warszawie nakłady wynajmującego w ramach wykończenia wahają się w przedziale 250,00-750,00 EUR /m .kw. Dla porównania w Trójmieście szacuje się je od 100,00 do 300,00 EUR/m. kw., a w Krakowie od 380,00 do 500,00 EUR/m. kw.

Firmy mają różne potrzeby, kierunki rozwoju, strategie i cele, ale za sukcesami każdej z nich stoi człowiek. Mimo wielu zmian, które obserwujemy od kilku lat, biuro pełni ważną rolę w integrowaniu pracowników oraz efektywnej komunikacji. Wiele przemawia za wynajmem biura, ale każdy powinien odpowiedzieć sobie sam, czy i jakiego biura potrzebuje moja firma.

Zapraszamy do kontaktu.

Anna Patrzyk-Sperzyńska
Associate Director
Tel. +48 605 355 622
E-mail: anna.patrzyk-sperzynska@pl.knightfrank.com