Jakie są koszty wynajmu biura w 2023 roku

Rosnące koszty wynajmu powierzchni biurowej w ostatnim roku oraz wzrost zainteresowania modelem hybrydowym mogły nasuwać pytanie, czy biuro jest faktycznie dzisiaj potrzebne? Z przeprowadzonego wśród najemców badania wynika, że dla 31% z nich biuro ma kluczowe znaczenie. Przyjrzyjmy się zatem, ile właściwie kosztuje wynajęcie biura.

Zmieniająca się na przestrzeni ostatnich lat sytuacja geopolityczna na świecie wpłynęła na kondycję wielu przedsiębiorstw, które ostrożniej zaczęły planować przyszłe inwestycje oraz wnikliwej analizować swoje wydatki. Decyzje najemców przekładają się na wyniki rynku biurowego.

Ile będzie kosztować relokacja do nowego biura? Czy bardziej opłaca się renegocjować kończącą się umowę i zostać w obecnie zajmowanym biurze? Jakie koszty będzie musiał pokryć najemca?

Rola biura w 2023 roku – dlaczego biuro jest potrzebne?

Jak pokazują wyniki ankiety (Y)OUR SPACE przeprowadzonej przez Knight Frank i Cresa, w której udział wzięło 640 globalnych najemców pokazują, że biuro jest i w dużej mierze będzie częścią naszego przyszłego życia zawodowego. Dla 31% ankietowanych oczekiwanym style pracy będzie „przede wszystkim biuro” lub „tylko biuro”. Kolejne 56% najemców wprowadziło w swoich organizacjach model hybrydowy.

„Na podstawie tych wyników wiemy, że biuro jest ważne dla firm i ich pracowników. Najnowsza ankieta (Y)OUR SPACE wskazuje, że większość najemców zaadaptuje nowe style pracy, a ich centralnym elementem będzie biuro. Warto tutaj dodać, że nasze miejsca pracy będą wymagały dopasowania do potrzeb danej organizacji, a same firmy są tego świadome i gotowe na znalezienie rozwiązania odpowiadającego efektywności i komfortowi pracowników,” – wyjaśnia Agnieszka Gajzler, manager w dziale reprezentacji najemcy w Knight Frank.

Renegocjacje czy relokacja do nowego biura?

Zaskoczymy czytelników – nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. Tak, jak różne charaktery, osobowości i opinie mają pracownicy, tak samo różne potrzeby mają organizacje. Na pewno w centrum wyboru biura powinni być jego użytkownicy, czyli pracownicy i klienci.

Warto wiedzieć, że właściwie przeprowadzony proces poszukiwania biura trwa od kilku do kilkunastu miesięcy. Im więcej czasu poświęcimy na wewnętrzną analizę potrzeb firmy oraz zbadanie dostępnych powierzchni i cen, tym łatwiej będzie podjąć finalną decyzję.

Koszty a opłaty eksploatacyjne. O co w tym chodzi?

Zanim przejdziemy do konkretnych przedziałów cenowych należy wyjaśnić różnicę między kosztami a opłatami eksploatacyjnymi.

Koszty eksploatacyjne stanowią ogół wydatków ponoszonych przez właściciela na utrzymanie nieruchomości. Pokrywane są one przez właściciela, a następnie rozliczane zgodnie z zapisami umów najmu, które w zdecydowanej większości oparte są o zasadę wpłaty comiesięcznych zaliczek i dokonywania rozliczenia rocznego.

Opłata eksploatacyjna – to ta część kosztów eksploatacyjnych, która jest rozliczana bezpośrednio na najemcę w formie wpłaty comiesięcznej zaliczki przeliczonej na metr kwadratowy powierzchni wynajmowanej.

Wysokość kosztów eksploatacyjnych oraz wysokość opłaty eksploatacyjnej w przeliczeniu na metr kwadratowy powierzchni wynajmowalnej zależy od wielu czynników. Są to między innymi: lokalizacja, wielkość budynku, stopień zaawansowania technicznego, położenie geograficzne, forma własności gruntu, stopień jego zużycia i wiele innych.

Do kosztów eksploatacyjnych zaliczamy w głównej mierze: koszty zużycia mediów, podatek od nieruchomości, obsługę techniczną, usługi ochrony i recepcji, zarządzanie nieruchomościami, użytkowanie wieczyste, sprzątanie, koszty ubezpieczenia.

Jakie są stawki czynszu za wynajem biura?

Uśrednione czynsze oraz zachęty dla najemców uzależnione są od miasta, lokalizacji i standardu budynku. Szczegółowe dane można znaleźć w naszych raportach z cyklu Siła Miast, które dodajemy co kwartał w zakładacie raporty dla: Warszawy, Łodzi, Krakowa, Katowic, Wrocławia, Poznania i Trójmiasta.

Przykładowo:

Wywoławcze stawki czynszu za powierzchnię biurową w Warszawie, w najlepszych budynkach biurowych w Centralnym Obszarze Biznesu, kształtowały się na poziomie 19,00-26,00 EUR/m kw./miesiąc. W pozostałych lokalizacjach centralnych wyjściowe czynsze znajdowały się w przedziale od 15,00 do 24,00 EUR/m kw./miesiąc. Czynsze wywoławcze poza centrum wynosiły od 10,00 do 16,00 EUR/m kw./miesiąc. Stawki opłat eksploatacyjnych na koniec czerwca 2023 roku kształtowały się w przedziale od 16,00 do 35,00 PLN/m kw./miesiąc.

Dlaczego czynsz za wynajem biura podawany jest w Euro?

Znaczna część właścicieli budynków biurowych stanowią międzynarodowe fundusze. Inwestycje w nieruchomości komercyjne najczęściej finansowane są właśnie w tej walucie, a co za tym idzie sektor finansowy wymaga, żeby czynsz był określony w tej samej walucie, w której finansowane są inwestycje.

Zaliczki na poczet opłat eksploatacyjnych podawane są w złotówkach ze względu na to, że umowy zawierane są z lokalnymi firmami. Należy przy tym pamiętać, że podlegają one rozliczeniu według faktycznego zużycia.

Koszty wynajmu biura – indeksacja i kaucja

Dodatkowo, w ramach możliwych wydatków, należy wziąć pod uwagę tzw. indeksację, czyli waloryzację kosztów. W przypadku wzrostu inflacji właściciele budynków biurowych zabezpieczają się możliwością zrekompensowania sobie nagłego wzrostu ich wydatków ustaloną w umowie wartością procentową indeksacji.

W umowie najmu powierzchni biurowej znajdzie się również kaucja w wysokości 3-6 miesięcznego czynszu, która podobnie jak w innych najmach, jest formą gwarancji dla właściciela.

Brzmi skomplikowanie? W trakcie wyboru biura i późniejszych negocjacjach trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy przeprowadzą cały proces relokacji lub renegocjacji w imieniu najemcy.

Agnieszka Gajzler
Manager | Dział Reprezentacji Najemcy
E-mail: agnieszka.gajzler@pl.knightfrank.com
Tel. +48 603 196 587