Różnice w warunkach najmu biura tradycyjnego i elastycznego

Część pracodawców od lat eksperymentowała z elastycznymi rozwiązaniami i oferowała pracę zdalną w różnych konfiguracjach. Jednak wymuszona pandemią praca zdalna na masową skalę trwająca kilka miesięcy stała się czynnikiem długoterminowej zmiany i przyspieszenia rozpowszechnienia się elastycznego modelu pracy. Testowanie nowych rozwiązań i wypracowanie nowego modelu pracy dla firmy to proces długotrwały. W rezultacie, w nowej rzeczywistości biurowej na znaczeniu zyskały powierzchnie elastyczne i biura coworkingowe. Wynika to nie tylko z faktu, że wpisują się one w nowoczesne sposoby pracy, ale ze względu na możliwość elastycznego reagowania w zależności od dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej dla poszczególnych branż. Firmy, które nie chcą się zobowiązywać wieloletnimi umowami najmu i chcą zostawić sobie możliwość szybkiego reagowania mogą wybrać biura coworkingowe, których zasady najmu są bardziej elastyczne niż w przypadku najmu biur tradycyjnych.

Szybki rozwój biur coworkingowych

W ostatnich latach obserwowaliśmy bardzo szybki rozwój sektora biur coworkingowych w Polsce. Międzynarodowi operatorzy otwierali kolejne biura w Warszawie i miastach regionalnych, przyciągając start-upy, freelancerów czy mniejsze firmy doceniające elastyczne warunki najmu. Przestrzeń coworkingowa pozwala firmom szybko reagować na zmiany rynkowe dostosowując liczbę miejsc pracy do bieżących potrzeb. Pandemia pokazała, że szczególnie w okresie spowolnienia na rynku ta elastyczność zyskuje na znaczeniu nie tylko w przypadku małych podmiotów. Większe firmy również zaczynają rozważać uwzględnienie elastycznych przestrzeni jako części swojej strategii dotyczącej nieruchomości, aby zmniejszyć koszty lub szukają biur satelitarnych bez dużych początkowych inwestycji kapitałowych. Nowa sytuacja rynkowa będzie skłaniała niektóre firmy do stosowania modelu hybrydowego, który zakłada łączenie długoterminowej umowy najmu biura z krótkoterminowym wynajmem.

Różnice w zapisach w umowach najmu

Długość najmu

Biuro tradycyjne: Umowa jest zobowiązaniem zwykle na 3, 5 lub więcej lat. Koszty średnie najmu maleją wraz długością zobowiązania. Umowy są z reguły podpisywane na czas określony.

Biuro elastyczne: Okresy najmu zaczynają się od 3 miesięcy i mogą być podpisane również na 6 lub nawet 12. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla start-upów i firm które zwiększają zatrudnienie z uwagi na czasowy projekt. W przypadku biur elastycznych jest możliwe podpisanie umowy na czas nieokreślony.

Przedmiot najmu

Biuro tradycyjne: Najemca podpisuje umowę najmu z wynajmującym, która zapewnia powierzchnię biurową na uzgodniony okres. W zakres umowy najmu wchodzą również parkingi i magazynki.

Biuro elastyczne: Klient podpisuje umowę członkowską, która przyznaje prawo do zajmowania powierzchni, ale nie przyznaje praw wyłącznych do zajmowania powierzchni na określony czas (więc operator może przenieść najemcę do innej części budynku).

Fit-out

Biuro tradycyjne: Powierzchnia jest wykańczana do standardu ustalonego pomiędzy najemcą, a wynajmującym. Koszty wykończenia biura może ponieść wynajmujący, ale zależy to od długości umowy najmu. Najemca często musi w tych kosztach partycypować. Zależy to od wysokości kosztów wykończenia. Zachęty finansowe na wykończenie powierzchni zależą między innymi od długości najmu. 

Biuro elastyczne: Przestrzeń będzie w pełni zaaranżowana i wyposażona w meble (za wyższej jakości meble najemca może być zobowiązany dopłacić). Najemca nie ponosi praktycznie żadnych kosztów początkowych (może występować symboliczna opłata członkowska), ale oznacza to mniejszą kontrolę nad wyglądem i stylem biura. Na koniec trzeba jedynie posprzątać powierzchnię.

Rozpoczęcie najmu

Biuro tradycyjne: Od momentu, kiedy zostanie podpisana umowa najmu i zostaną dostarczone niezbędne zabezpieczenia – kaucja, gwarancja bankowa, oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 §1 pkt 4 i 5 KPC  lub poręczenie.

Biuro elastyczne: Przeprowadzka może się odbyć po podpisaniu umowy najmu i dostarczeniu wynajmującemu niezbędnych zabezpieczeń. Może to być kaucja, gwarancja bankowa, oświadczenie najemcy poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 §1 pkt 4 KPC  lub poręczenie.

Usługi dodatkowe

Biuro tradycyjne: Wynajmujący jest z reguły odpowiedzialny za obsługę recepcji i serwisy sprzątające na częściach wspólnych oraz ich utrzymanie.

Biuro elastyczne: Usługi takie jak sprzątanie, odbiór i obsługa poczty są zawarte w opłacie miesięcznej.

Sale konferencyjne

Biuro tradycyjne: Oprócz zaaranżowanych biur na powierzchni biura, w budynkach często są dostępne zewnętrzne sale konferencyjne, które można rezerwować. Dla najemców mogą być preferencyjne warunki najmu.

Biuro elastyczne: Możliwość wynajęcia małych i dużych sal konferencyjnych w ramach przyznanych kredytów w opłacie miesięcznej. Często jest możliwość wynajęcia prywatnej salki konferencyjnej w ramach swojej przestrzeni.

Czynsz

Biuro tradycyjne: Stawka czynszu jest naliczana dla każdego m2 wynajmowanej powierzchni brutto, czyli z uwzględnieniem części wspólnych. Średnia wielkość powierzchni na każde stanowisko pracy to ok. 10 m2.

Biuro elastyczne: Opłata naliczana jest za stanowisko pracy.

Depozyt

Biuro tradycyjne: Standardowe zabezpieczenie umowy najmu to 3-miesięczny czynsz + opłata eksploatacyjna + VAT. Zabezpieczenie może być wyższe w zależności od standingu finansowego najemcy.

Biuro elastyczne: Stała kwota depozytu ustalana jest przez operatora biura – zwykle około 2-miesięcznego czynszu.

Zapraszamy do kontaktu:

Izabela Dąbrowska
Associate Director

+48 697 100 461
e-mail: izabela.dabrowska@pl.knightfrank.com