Przewodnik Knight Frank po podstawach hotdesking’u

Pracownicy którzy są przyzwyczajeni do pracy stacjonarnej przy swoim biurku, mogą obawiać się zmian jakie niesie za sobą hotdesking. Jednakże wdrożenie tego rozwiązanie może być bardzo skuteczną strategią elastycznego miejsca pracy.  W tym krótkim przewodniku omówimy tajniki hotdesking’u, przedstawimy jego zalety i wady oraz omówimy, dlaczego niektórzy pracownicy są wobec tej idei sceptyczni.

Co to jest hotdesking?

Hotdesking to rozwiązanie zgodnie z którym pracownicy nie mają wyznaczonych biurek, przy których siedzą na co dzień. Zamiast tego biurka są dostępne na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, co oznacza, że ​​pracownicy i zespoły mogą siedzieć w różnych miejscach każdego dnia.

Dlaczego hotdesking zyskuje na popularności?

Hotdesking szczególnie zyskał na popularności w ciągu ostatnich kilku lat, od kiedy coraz więcej firm przyjęło hybrydowy model pracy. Firmy sięgają po to rozwiązanie przede wszystkim ze względów praktycznych. Przy mniejszej liczbie osób dojeżdżających do biura każdego dnia, nie ma sensu posiadanie dużej powierzchni biurowej, w której każda osoba ma dedykowane biurko. Zamiast tego lepiej jest zapewnić mniejszą liczbę biurek i wdrożyć politykę hotdesking’u, w której biurka są współdzielone.

Jeśli idea hotdesking’u zostaje wdrożona w zgodzie z profilem działalności biznesowej firmy i pracownicy zostają odpowiednio przygotowani i wyedukowani w zakresie korzystania z tego rozwiązania, ten model współdzielenia przestrzeni roboczej może zmaksymalizować wydajność i obniżyć koszty ogólne prowadzenia biura. Może również istotnie pomóc we wspieraniu współpracy i kreatywności między zespołami, ponieważ działy stają się naturalnie powiązane. To właśnie elastyczność i praktyczność hotdesking’u sprawiają, że jest to powszechny model miejsc pracy w biurach opartych na filozofii agile i funkcjonujących w oparciu o model hybrydowy.

Zalety hotdesking’u

• Lepsze wykorzystanie przestrzeni

Hotdesking pomaga efektywniej wykorzystywać przestrzeń biurową, dzięki czemu unikamy momentów, w których biuro jest nie w pełni obsadzone.  Rezygnując z przypisanych biurek na powierzchni, można zmniejszyć wymagania dotyczące wielkości biura.

• Niższe koszty

Mniejsza powierzchnia biurowa to niższe koszty. Wdrażając hotdesking w swojej firmie, możesz zmniejszyć przestrzeń biurową i zwiększać ją dopiero gdy będzie taka potrzeba. Koszty ogólne prowadzenia biura będą również niższe, co pozwoli przeznaczyć zaoszczędzone finanse na inne potrzeby.

• Lepsze relacje pracownicze

Siedzenie każdego dnia przy innym biurku daje pracownikom szansę na poznanie kolegów, z którymi zwykle nie rozmawiają. Może to promować pracę zespołową, budować nowe relacje i pozytywnie wpływać na współpracę między działami. Pracownicy mogą również siedzieć obok swoich szefów, pomagając przełamać bariery i sprawić, by w miejscu pracy było mniej podziałów.

• Łatwiejsza praca hybrydowa

Hotdesking jest istotny w procesie przejścia na hybrydowy model pracy. W tym modelu elastyczne przestrzenie realizowane w filozofii agile są bowiem powszechne, a hotdesking jest ich nieodłączną częścią.  Mniejsza liczba biurek i zachęcanie do hotdesking’u usuwa niezdrowe zjawisko prezenteizmu. Zamiast tego pracownicy wybierają, gdzie mogą wykonywać swoją pracę, i korzystają z biurek wtedy, kiedy ich potrzebują.

Wady hotdesking’u

• Niestabilność

Dla niektórych pracowników bardzo ważne są relacje, jakie mają ze współpracownikami, obok których siedzą. Ciągła zmiana miejsca może utrudnić nawiązywanie trwałych przyjaźni, co może sprawić, że pracownicy będą mniej zadowoleni z pracy i przez to obniżone morale.

• Brak wsparcia

Fizyczne oddzielenie od członków zespołu i przełożonych może sprawić, że niektórzy pracownicy poczują się niewspierani i niewidoczni. W przypadku konieczności porozmawiania z kimś z biura problemem może być znalezienie danej osoby, jeśli każdy siedzi codziennie w innym miejscu.

• Problemy techniczne

Nie każdy pracownik ma takie same potrzeby technologiczne. Podczas gdy zespoły kreatywne mogą czerpać korzyści z ekranów o wysokiej rozdzielczości i wydajnych kart graficznych, pracownicy bazujący na danych mogą potrzebować komputerów stacjonarnych z wieloma ekranami do analizy i porównania. Decydowanie, które biurka będą miały komputer stacjonarny, a którzy pracownicy będą musieli przynieść laptopy, może dodatkowo skomplikować sprawę.

• Utrzymanie czystości i bezpieczeństwo

Mniejsza liczba osób w biurze jest dobra z punktu widzenia zdrowia, ale kilka osób korzystających z tego samego biurka przez kolejne dni już nie. Ponieważ COVID-19 nie zniknął, hotdeski będą wymagały codziennej dezynfekcji, żeby zapewnić bezpieczeństwo w miejscu pracy.

Jak wdrożyć hotdesking?

Włączenie hotdesk’ów  to duża zmiana kulturowa i, jak już wspomnieliśmy, może również negatywnie wpłynąć na środowisko pracy. Dlatego tak ważne jest, aby przedyskutować zmiany z pracownikami na długo przed ich wdrożeniem i zaangażować ich w praktyczne zastosowanie hotdesking’u na każdym etapie.

Oto kilka kroków, które możesz podjąć, żeby hotdesk’ing działał w Twojej firmie.

• Nadaj priorytet potrzebom pracownika i zastanów się, jak będą wyglądać codzienne interakcje twoich pracowników. Na przykład:
  • Czy biurka przydzielane są na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”? Czy należy je rezerwować z wyprzedzeniem? Czy to mieszanka obu?
  • Czy Twoje biuro zachęca lub zniechęca pracowników do pracy w biurze?
  • Czy Twoi pracownicy mają narzędzia i zasoby, których potrzebują do wykonywania swojej pracy, zarówno w biurze, jak i zdalnie?
  • Czy Twoi pracownicy wiedzą, kiedy będzie dla nich dostępne biurko?

Omów korzyści płynące z hotdesking’u dla pracowników i firmy w sposób otwarty i jasno wyjaśnij, jak nowy system będzie działał. Zapraszanie ludzi do odpowiedzi i zgłaszania swoich obaw ułatwi wielu osobom zmianę i uwydatni wszelkie problemy, o których być może nie pomyślałeś.

• Zdecyduj, kto otrzyma przydzielone biurko

Żeby polityka hotdesking’u działała, pracownicy muszą przyjąć uzgodniony system i korzystać z elastyczności jakie zapewnia. Częścią tego jest wcześniejsze zidentyfikowanie wyjątków – specyfika pracy na niektórych stanowiska lub w działach wymaga posiadanie bowiem stałego biurka. Jak już wspomniane było wyżej, kluczowa jest komunikacja.

• Zapewnij różnorodność

Hotdesking to coś więcej niż tylko biurka. Różni ludzie lubią pracować na różne sposoby, więc powinieneś stworzyć elastyczną przestrzeń do pracy, która odpowiada im i wykonywanym przez nich czynnościom. Salki do pracy cichej, kanapy do spotkań indywidualnych i przestrzenie towarzyskie do pracy grupowej mogą zwiększyć elastyczność biura i uczynić je atrakcyjnym miejscem pracy.

• Zapewnij dodatkowe miejsce do przechowywania

Dla niektórych osób hotdesking może być kłopotliwy. Ponieważ nie są już „właścicielami” przestrzeni, muszą nosić ze sobą laptopy, dokumenty, artykuły biurowe i wszelkie inne rzeczy osobiste. Możesz łatwo przezwyciężyć tę niedogodność, zapewniając szafki i inne bezpieczne rozwiązania do przechowywania, w których pracownicy mogą zostawić swoje rzeczy.

• Opracuj zasady

Trzeba uważać, żeby polityka hotdesking nie była zbyt oparta na zasadach, ale warto wprowadzić kilka podstawowych wskazówek dotyczących etykiety pracy. Zapewnij wytyczne dotyczące tego, gdzie pracownicy mogą przechowywać rzeczy osobiste oraz poinformuj o zasadach czyszczenia sprzętu do hotdesking po zakończeniu danego dnia – a także, jeśli ma to zastosowanie, jak i kiedy zarezerwować biurko.

• Daj pracownikom technologie

Jeśli hotdesking ma działać w Twojej firmie, musisz wdrożyć odpowiednie narzędzia techniczne, żeby pracownicy mogli współpracować ze swoimi kolegami, niezależnie od tego, czy znajdują się po drugiej stronie biura, czy pracują w domu. Oprogramowanie do rezerwacji biurek, mapy biurowe w czasie rzeczywistym i aplikacje mobilne w miejscu pracy to rozwiązania techniczne, które mogą uprościć codzienne funkcjonowanie w nowoczesnym biurze.

W Knight Frank możemy pomóc w znalezieniu idealnego rozwiązania w zakresie hotdesking’u. Niezależnie od tego, czy jest to przestrzeń coworkingowa, biuro serwisowane czy biuro typowe rynek powierzchni biurowych znamy od podszewki. Po prostu powiedz nam, czego szukasz, a my będziemy tego szukać w Twoim imieniu. Będziemy też dla ciebie negocjować, żeby pomóc ci uzyskać najlepszą ofertę – a co więcej, zrobimy to wszystko za darmo.

Zapraszamy do kontaktu:

Maciej Koźmiński
Junior Negotiator

+48 780 136 991
maciej.kozminski@pl.knightfrank.com