Jak wdrożyć hybrydowy model pracy w 7 krokach? Poradnik Q&A #2

Krok 1. Określenie potrzeb zespołów.

Praca każdego zespołu w firmie różni się od siebie rodzajem czy dynamiką, dlatego ważne jest, aby model hybrydowy wprowadzany był z uwzględnieniem zakresu obowiązków i rodzaju pracy każdego z działów. Inaczej będzie pracował dział sprzedaży, a inaczej – księgowość.

Krok 2. Dostosowanie modelu do indywidualnych potrzeb członków zespołu.

Warto skonsultować z każdym z członków jego indywidualne preferencje, gdyż nawet te same obowiązki mogą być wykonywane w różny sposób. Dobranie tego sposobu do potrzeb pracownika będzie się wiązało z jego zadowoleniem i komfortem, a tym samym zwiększy jego efektywność.

Krok 3. Zapewnienie narzędzi do pracy.

Większa mobilność i rozproszenie zespołu oznacza konieczność dużej cyfryzacji procesów. Aby pracownicy mogli swobodnie funkcjonować w dowolnym miejscu i czasie, każdy z nich powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt, oprogramowanie i narzędzia software, które umożliwią mu zadbanie o bezpieczeństwo danych i dokumentów, pozwolą efektywnie planować pracę i umożliwią komunikację z pozostałymi członkami zespołu.

Krok 4. Wybór narzędzi.

Praca w zespole hybrydowym wymaga nieco innych metod organizacji niż w przypadku tradycyjnego modelu stacjonarnego. Pomocne mogą okazać się programy do pracy projektowej, komunikatory, planery, itp. Ich oferta była szeroka jeszcze przed pandemią COVID-19, jednak popularyzacja pracy zdalnej przyczyniła się do zwiększenia możliwości. Należy wybrać software dostosowany do uprzednio zidentyfikowanych potrzeb zespołu, aby korzystanie z niego pomagało w pracy, a nie było wyłącznie dodatkowym czasochłonnym obowiązkiem.

Krok 5. Ustalenie procesów i zadań.

Praca rozproszona to nie tylko organizacja zespołu, ale również dostosowanie procesów i zadań do nowych okoliczności. Dotychczasowe procesy (np. podpisywanie dokumentów czy ich archiwizacja) mogą wymagać zmian i nowych rozwiązań.

Krok 6. Testowanie.

Podczas wdrażania rozwiązań nie należy podejmować pochopnych decyzji. Warto przetestować ustalone rozwiązania i sprawdzić, czy sytuacje symulowane przy opracowywaniu strategii faktycznie przebiegają tak, jak zakładaliśmy. Nie zawsze planowane procesy się sprawdzają, dlatego należy dopracowywać ich przebieg aż każdy członek zespołu będzie mógł komfortowo z nich korzystać.

Krok 7. Pozytywny feedback.

Ponieważ zmiana modelu pracy w zespole to proces trudny i czasochłonny, należy pamiętać o docenieniu wysiłku i zaangażowania pracowników w jego wprowadzenie. Aby uwypuklić postępy przedsięwzięcia, warto ustalić kamienie milowe i celebrować ich osiągnięcie. Podniesie to motywację zespołu do dalszych działań i udoskonalania nowego systemu pracy.

Zapraszamy do kontaktu:

Aleksandra Markiewicz
Associate Director

+48 609 038 568
e-mail: aleksandra.markiewicz@pl.knightfrank.com