Jak zaprojektować hybrydowe biuro?

Praca hybrydowa, w ramach której pracownicy dzielą swój czas między pracę w biurze i pracę zdalną, stała się preferowanym modelem pracy. W ankiecie przeprowadzonej przez Knight Frank, w której 1800 respondentów podzieliło się swoimi opiniami, 80% z nich wskazało, że model pracy hybrydowej jest tym preferowanym. Jedynie 8% ankietowanych wybrałoby pracę z domu, a 12% chciałoby pozostać przy dotychczasowym modelu pracy wyłącznie w biurze. Trzeba zaznaczyć, że w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby pracowników względem elastyczności 41% pracodawców planuje wdrożyć to rozwiązanie do 2023 r. Pomimo szeregu korzyści jakie oferuje praca hybrydowa, stoi za nią również drugi szereg wyzwań.  Jednym z najważniejszych jest zaprojektowanie środowiska pracy odpowiadającego potrzebom zarówno pracodawcy, jak i pracowników.

W tym przewodniku przyjrzymy się zaletom i wadom hybrydowego modelu pracy. Następnie omówimy praktyczne kroki, które można podjąć, żeby stworzyć przestrzeń w centrum której będą pracownicy.

Potrzeba pracy hybrydowej

Pandemia z pewnością przyspieszyła przejście na bardziej elastyczne warunki pracy, ale pracownicy byli już niezadowoleni ze swojego środowiska pracy na długo przed wybuchem pandemii. Biura były projektowane jako duże open space, bez wydzielanych stref i przy dużym zgęszczeniu tworzyły hałaśliwe, rozpraszające i niezdrowe przestrzenie, które wpływały na obniżenie nastroju i produktywności.

W domu można sterować oświetleniem i temperaturą zgodnie z indywidualnymi potrzebami oraz zachować prywatność, co pozwala stworzyć komfortowe środowisko wpływając jednocześnie na zwiększenie produktywności. Pomimo oczywistych zalet pracy hybrydowej, ma ona też swoje wady.

Badanie przeprowadzone wśród 61 000 pracowników firmy Microsoft wykazało, że praca zdalna powoduje ograniczenie współpracy i kontaktów ze współpracownikami, co obniża poziom kreatywności. Osoby pracujące zdalnie mogą również mieć poczucie izolacji i utraty kontroli nad równowagą między życiem zawodowym a prywatnym. Pomiędzy prywatnością i komfortem pracy zdalnej a współpracą i strukturą pracy biurowej należy zatem znaleźć równowagę, a praca hybrydowa wydaje się ją zapewniać.

Plusy i minusy hybrydowego środowiska pracy

Korzyści dla pracowników:

• Obniżony poziom stresu – praca hybrydowa może obniżyć poziom stresu i poprawić zdrowie psychiczne. Codzienne sytuacje, które mogę generować stres, takie jak na przykład dojazd do pracy, są zminimalizowane.
• Lepsza równowaga między życiem zawodowym, a prywatnym – nikt nie chce wybierać między śniadaniem z dziećmi, a pójściem do pracy. W hybrydowym miejscu pracy można sobie pozwolić na jedno i drugie.
• Większa produktywność – 80% pracowników określa poziom swojej produktywności na taki sam, lub wyższy od czasu przyjęcia hybrydowego modelu pracy.

Żaden model pracy nie jest jednak bez wad, a praca hybrydowa również je posiada:

• Trudności z harmonogramem — w przypadku zespołu pracującego hybrydowo trudniejsze może być zorganizowanie osobistego spotkanie, bo wymaga ono zgrania wszystkich w biurze w tym samym czasie. W przypadku pracy stacjonarnej wszyscy są na miejscu w biurze i organizacja takiego spotkania nie przysparza problemów
• Przepracowanie – według Brytyjskiego Urzędu Statystyk Krajowych pracownicy, którzy spędzają więcej czasu pracując w domu, mają mniejsze szanse na awans. Chcąc udowodnić pracodawcy, że na niego zasługują pracują więcej niż dotychczas.
• Samotność – 55% pracowników hybrydowych odczuwa samotność, co można przypisać faktowi, że relacje międzyludzkie oparte na pracy naturalnie cierpią z powodu pracy zdalnej.

Projekt hybrydowego biura ma do odegrania bardzo ważna rolę w zmniejszeniu negatywnych skutków pracy hybrydowej, bo obok stylu zarządzania firmą to środowisko pracy wpływa na zadowolenie pracowników.

Projektowanie hybrydowego środowiska pracy gwarantującego sukces

Jeśli praca hybrydowa na dobre zagości w Twojej firmie, konieczna może okazać się zmiana układu biura. Należy stworzyć przestrzeń, która ułatwi współpracę, dzielenie się wiedzą i organizację nieplanowanych spotkań, ale również pozwoli pracownikom na znalezienie miejsca do pracy w skupieniu. Oto kilka najważniejszych elementów przemyślanego projektu biura hybrydowego.

Wyznacz przestrzeń do spotkań 1 na 1

Model pracy hybrydowej powoduje, że duża część spotkań organizowana jest on-line. Kluczowe znaczenie ma zatem inwestycja w dobrej jakości system wideokonferencyjny oraz wygospodarowanie przeznaczonych do tego stref, takich jak dźwiękoszczelne kabiny i miejsca spotkań, w których pracownicy mogą swobodnie prowadzić wideokonferencje i rozmowy telefoniczne nie przeszkadzając pozostałym osobom w biurze.

Zapewnij przestrzenie socjalne

Wprowadzanie do biura stref socjalnych, takich jak kawiarnie, bary i przestrzenie do relaksu, zainicjuje rozmowy, pomoże pracownikom nawiązać głębsze relacje i przyciągnąć ich z powrotem do biura. Może również wzmocnić poczucie wspólnoty i zwiększyć prawdopodobieństwo przypadkowych spotkań i budowania relacji z osobami spoza stałego grona współpracowników.

Włączając przestrzenie socjalne do hybrydowego środowiska pracy, warto pomyśleć o ich estetyce i klimacie, który chce się stworzyć. Na przykład, dźwiękochłonne podłogi i sufity mogą kontrolować poziom hałasu w strefach relaksu, podczas gdy cicha muzyka może wpływać na obniżenie poziomu stresu u pracowników i dodatkowo zachęcą do nawiązywania kontaktów.

Komfort priorytetem

Ponieważ pracownicy przyzwyczajają się do komfortu pracy w domu, priorytetem jest wprowadzenie elementów domowych do hybrydowego biura, żeby stworzyć przyjazne środowisko. Wygodne meble, nastrojowe oświetlenie, rośliny, dywany i miękkie elementy umeblowania mogą pomóc pracownikom w wykorzystaniu ich potencjału. Zapomnij o rzędach biurek — zamiast tego skup się na wygodnych przestrzeniach, które wyzwalają kreatywność.

Wykorzystaj technologie

Jednym z trudniejszych aspektów projektowania biur hybrydowych jest stworzenie przestrzeni, która z dnia na dzień może pomieścić różną liczbę pracowników. Można to rozwiązać poprzez zmianę konfiguracji przestrzeni, żeby uwzględnić strefy z hot-desk’ami i inwestując w oparty na technologii system rezerwacji biurek. Dzięki temu pracownicy w domu i biurze mogą z wyprzedzeniem rezerwować zarówno biurka, jak i sale konferencyjne.

Posiadanie przejrzystego systemu rezerwacji może skrócić czas oczekiwania na sale konferencyjne i wyeliminować ryzyko, że po przyjeździe do pracy okaże się, że nie ma wystarczającej liczby wolnych biurek.

Daj wybór

Najlepsze biura hybrydowe często wcale nie przypominają typowych przestrzeni biurowych. Zamiast tego wybór pomiędzy różnymi strefami, w których można pracować – od wygodnych, kawiarnianych stref relaksu po przestrzenne lobby, w których pracownicy mogą usiąść i swobodnie pracować. Wykorzystanie modułowych mebli biurowych do tworzenia przestrzeni do współpracy i pracy cichej powinno zapewnić wybór każdemu pracownikowi.

Zapraszamy do kontaktu:

Izabela Dąbrowska
Associate Director

+48 697 100 461
e-mail: izabela.dabrowska@pl.knightfrank.com