Jak wdrożyć hybrydowy model pracy?

Zgodnie z wynikami ankiety przeprowadzonej wśród globalnych klientów firmy Knight Frank, która była podstawą raportu (Y)OUR SPACE, 56% firm deklaruje, że działa w oparciu o hybrydowy model pracy, 23% pracuje przede wszystkim z biura, 9,5% w modelu elastycznym/WFA, 7,5% tylko z biura a jedynie 3,4% tylko zdalnie.

Wiele firm ma już ustalone modele pracy, ale preferencje pracowników nie zawsze spotykają się z wymogami pracodawców. Branże, które mierzą się z trudnościami w zatrudnianiu specjalistów muszą z większą wrażliwością odnosić się do potrzeb pracowników i spełniać ich oczekiwania. W przeprowadzonej przez Knight Frank ankiecie w serwisie LinkedIn, w której zapytaliśmy o to czy pracownicy rozważyliby zmianę pracodawcy w sytuacji całkowitego powrotu do tradycyjnego modelu pracy, czyli pracy 5 dni z biura 56% odpowiedziało twierdząco. Praca zdalna nie jest warunkiem dla 36% ankietowanych, którzy odpowiedzieli, że nie planuja szukania nowego pracodawcy w sytuacji całkowitego powrotu do biura. Nie ma rozwiązania uniwersalnego, które zadowoli wszystkich, natomiast model hybrydowy wydaje się idealnym kompromisem. Firmy, które cały czas szukają modelu pracy dopasowanego do swojej działalności i rozważają wprowadzenie hybrydowego modelu pracy na stałe powinny wziąć pod uwagę kilka czynników, które ten proces mogą ułatwić.

Kultura organizacji i określenie potrzeb zespołów

Przed przystąpieniem do wdrażania hybrydowego modelu pracy, zrozumienie kultury organizacyjnej jest kluczowe. Przeprowadź szczegółową analizę, zidentyfikuj wartości i cele firmy, oraz określ, czy hybrydowa forma pracy jest zgodna z misją przedsiębiorstwa. Upewnij się, że zarząd i personel są gotowi na zmiany i są otwarci na nowe podejścia. Wdrażając nowe zasady trzeba miec na względzie to, że każdy zespół różni się od siebie sposobem pracy czy dynamiką, dlatego ważne jest, aby model hybrydowy wprowadzany był z uwzględnieniem zakresu obowiązków i rodzaju oraz czasu pracy każdego z działów.

Opracowanie elastycznych zasad pracy

Hybrydowy model pracy wymaga elastyczności w ustalaniu zasad. Opracuj jasne wytyczne dotyczące godzin pracy, raportowania postępów, a także komunikacji wewnętrznej. Zachęcaj do otwartej komunikacji i dostosowywania się do indywidualnych potrzeb pracowników, jednocześnie dbając o utrzymanie spójności w ramach zespołu. Jeśli przyjmujesz, że biuro ma być miejscem współpracy w zespołach upewnij się, że te same dni obecności obowiązują wszystkich pracowników w danym zespole.

Technologia i Infrastruktura

Zapewnienie odpowiedniej technologii i infrastruktury to kolejny krok wdrożenia hybrydowego modelu pracy. Upewnij się, że pracownicy mają dostęp do niezbędnych narzędzi komunikacyjnych, systemów do pracy zdalnej oraz szybkiego i bezpiecznego dostępu do danych. Inwestycje w nowoczesne rozwiązania IT pozwolą na płynne przejście między trybami pracy. Praca w zespole hybrydowym wymaga nieco innych metod organizacji niż w przypadku tradycyjnego modelu stacjonarnego. Pomocne mogą okazać się programy do pracy projektowej, komunikatory, planery, itp. Ich oferta była szeroka jeszcze przed pandemią COVID-19, jednak popularyzacja pracy zdalnej przyczyniła się do zwiększenia możliwości. Należy wybrać software dostosowany do uprzednio zidentyfikowanych potrzeb zespołu, aby korzystanie z niego pomagało w pracy, a nie było wyłącznie dodatkowym czasochłonnym obowiązkiem.

Zaangażowanie pracowników

Zaangażowanie pracowników jest kluczowym elementem sukcesu hybrydowego modelu pracy. Organizuj regularne spotkania zespołowe, zarówno online, jak i offline, aby umożliwić budowanie relacji między pracownikami. Zachęcaj do dzielenia się opiniami i pomysłami, tworząc atmosferę współpracy, pomimo fizycznej separacji.

Szkolenia i rozwój

Pracownicy powinni być odpowiednio przygotowani do pracy w hybrydowym środowisku. Organizuj szkolenia dotyczące efektywnego zarządzania czasem, komunikacji wirtualnej oraz korzystania z narzędzi pracy zdalnej. Dostarcz zasoby edukacyjne, aby umożliwić stały rozwój umiejętności związanych z nowoczesnym modelem pracy.

Monitorowanie i pozytywny feedback

Po wdrożeniu hybrydowego modelu pracy, regularnie monitoruj jego skuteczność. Zbieraj feedback od pracowników, analizuj wyniki i wprowadzaj ewentualne poprawki. Pamiętaj, że elastyczność jest kluczem, a dostosowanie modelu pracy do ewoluujących potrzeb firmy i pracowników przyczyni się do jego sukcesu na dłuższą metę. Ponieważ zmiana modelu pracy w zespole to proces trudny i czasochłonny, należy pamiętać o docenieniu wysiłku i zaangażowania pracowników w jego wprowadzenie. Aby uwypuklić postępy przedsięwzięcia, warto ustalić kamienie milowe i celebrować ich osiągnięcie. Podniesie to motywację zespołu do dalszych działań i udoskonalania nowego systemu pracy.

Podczas wdrażania rozwiązań nie należy podejmować pochopnych decyzji. Warto przetestować ustalone rozwiązania i sprawdzić, czy sytuacje symulowane przy opracowywaniu strategii faktycznie przebiegają tak, jak zakładaliśmy. Nie zawsze planowane procesy się sprawdzają, dlatego należy dopracowywać ich przebieg aż każdy członek zespołu będzie mógł komfortowo z nich korzystać.

Zapraszamy do kontaktu:

Sara Romanowska
Senior Negotiator

+48 513222474
e-mail: sara.romanowska@pl.knightfrank.com