gdzie i jak szukać biura
local_offer Okiem eksperta,Poradnik schedule Ten artykuł przeczytasz w 5 minut

Poszukiwanie biura na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać zadaniem łatwy i szybkim. Czy tak jest na pewno? Potrzeba zmiany biura i późniejszy proces, na który składa się wiele elementów, często rozłożony jest w czasie na wiele miesięcy, a czasami nawet kilka lat. Od czego warto rozpocząć poszukiwania biura? Gdzie szukać dostępnej powierzchni biurowej? Na co zwracać uwagę przy poszukiwaniu biura? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na te i inne pytania, które pomogą firmom w podejmowaniu decyzji dotyczących wynajmu biura.

Od czego zacząć poszukując biura?

Właściwa diagnoza potrzeb firmy powinna być pierwszym krokiem, który należy wykonać przy rozpoczęciu poszukiwania nowego biura. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie skąd wynika chęć zmiany biura. Może stać za tym potrzeba znalezienia mniejszej lub większej powierzchni, lepiej skomunikowanej, zlokalizowanej bliżej miejsca zamieszkania pracowników czy bardziej atrakcyjnej cenowo.

Wyjaśniając te kwestie, jesteśmy w stanie bardziej precyzyjnie określić interesujący nas metraż, model biura, budżet jakim dysponujemy oraz lokalizację i standard biurowca.

Gdzie szukać ofert biur do wynajęcia?

W samej Warszawie na koniec września 2022 roku było ponad 6,34 mln m kw. powierzchni biurowej. Można sobie wyobrazić, że ta liczba rozkłada się na setki budynków biurowych jedynie w samej stolicy Polski. Analizowanie dostępności i oferty obiektu po obiekcie wydaje się wręcz niemożliwe. Jak zatem usprawnić sobie i przyśpieszyć proces poszukiwania biura? Które rozwiązania sprawdzają się najlepiej?

Szukanie biur na ogólnodostępnych portalach ogłoszeniowych

Na rynku dostępnych jest kilka dobrze znanych polskim internautom portali ogłoszeniowych, z których część specjalizuje się w sektorze nieruchomości, a cześć daje możliwość zakupu właściwie wszystkiego. Serwisy z ogłoszeniami nieruchomościowymi skupiają się na całej branży, a więc użytkownik może tam kupić, sprzedać lub wynająć zarówno biuro, jak i dom, mieszkanie, lokal handlowy, gastronomiczny czy magazyn.

Mnogość ofert przy dłuższym wyszukiwaniu może być nieco męcząca, nawet zakładając ustawienie odpowiednich filtrów. Podobnie sytuacja wygląda z reklamami w postaci banerów, z których takie portale czerpią dodatkowe korzyści finansowe, a przy przeglądaniu stron mogą odciągać naszą uwagę od celu.

Warto przy okazji omawiania ogólnych portali ogłoszeniowych wspomnieć, że w ramach oferowanych w serwisie powierzchni biurowych, część z nich może się powtarzać, bo są komercjalizowane przez różne firmy. Ogłoszenia mogą dotyczyć biur o zróżnicowanym standardzie wykończenia i wyposażenia, a osoba, która nie ma doświadczenia w poszukiwaniu takich lokali, może mieć problem z dopytaniem o szczegóły.

Dedykowane wyszukiwarki biurowe

Wychodząc naprzeciw firmom rozważających relokację do nowej lokalizacji powstały wyszukiwarki powierzchni biurowych. W ramach stale aktualizowanych danych, użytkownicy takich stron mogą przeglądać oferty poszczególnych biurowców, wraz z najważniejszymi informacjami, m.in. dostępność powierzchni, minimalne moduły, wysokość czynszu wywoławczego, udogodnienia w budynku i otoczeniu oraz lokalizację. Jedną z głównych funkcjonalności, które oferują wyszukiwarki biur są filtry, ułatwiające zawężenie liczby biur. Przy tej okazji warto skupić się na preferowanych dzielnicach oraz lokalizacjach z łatwym dojazdem pracowników do biura. Dodatkowo wyszukiwarki powierzchni biurowych, w tym także strona OfficePoland.pl, oferują możliwość porównania kilku powierzchni, co oszczędza czas między przechodzeniem poszczególnych zakładek.

Pomocnym rozwiązaniem jest formularz kontaktowy, ułatwiający szybki kontakt z dedykowanym doradcą, który doskonale zna specyfikę danego obiektu. Dzięki takiemu udogodnieniu, klient otrzymuje w krótkim czasie niezbędne informacje dotyczące budynku, powierzchni biurowej, otoczenia oraz czynszu.

Z uwagi na ukierunkowany charakter takich stron, ich filtry są bardziej szczegółowe pod kątem dokładniejszego wyszukiwania lokali użytkowych. W przypadku OfficePoland.pl jest możliwość zaznaczenie statusu obiektu: istniejący, planowany, w budowie, co pozwala odpowiednio wcześniej zaplanować działania, jeżeli rozważamy konkretny obiekt.

Poszukiwanie biura z firmą doradczą

Długotrwałość i złożoność procesu poszukiwania biura może zniechęcać firmy do zmiany biura. Pomocą przy relokacji może okazać się wsparcie firmy doradczej z zakresu nieruchomości. Na korzyść takiej współpracy przemawia fakt, że takie doradztwo jest bezpłatne dla firmy poszukującej biura. Jednocześnie, warto skorzystać z wiedzy i doświadczenia specjalistów, którzy na co dzień śledzą dane i trendy na rynku nieruchomości.

Przyjrzyjmy się bliżej zaletom, które przemawiają za korzystaniem ze wsparcia wyspecjalizowanej firmy. Niewątpliwie, jedną z korzyści wynikających z przekazania procesu poszukiwania nowego biura firmie doradczej jest oszczędność czasu. Dedykowany do procesu ekspert, w pierwszej kolejności zapozna się z potrzebami organizacji oraz opowie szczegółowo o poszczególnych etapach. Kolejne działania będą skupione na prezentacji listy biurowców, które są zgodne z ustaloną strategią i mieszczą się z przyjętym budżecie. Usługa wsparcia transakcyjnego skupia się również na negocjacji lub renegocjacji umowy najmu.

Co ważne, zakres współpracy nie musi ograniczać się jedynie do poszukiwania biura i negocjacji umowy najmu, ale może wykraczać znacznie dalej. W ramach dodatkowych opcji jest możliwość skorzystania ze wsparcia usług prawnych. Relokacja często wiąże się z aranżacją nowego biura do oczekiwań najemcy. W związku z tym niezbędna może okazać się pomoc architekta, wybór zaufanej ekipy techniczno-projektowej i zarządzanie samym wykonaniem. Organizacje, dla których ważne są rozwiązania ekologiczne, mogą skorzystać z doradztwa przy wyborze ekologicznych rozwiązań oraz materiałów wykończeniowych mających na uwadze dbałość o środowisko naturalne oraz zrównoważony rozwój. Duże organizacje, w których złożoność zespołów i procesów jest dość duża, chętnie sięgają po strategie środowiska pracy.

Wachlarz usług oferowanych przez firmy doradcze przy poszukiwaniu biura do wynajęcia jest dość szeroki, podobnie jak mnogość benefitów płynących z takiej współpracy.

Mamy nadzieję, że przedstawiona analiza wybranych sposobów poszukiwania biura pomoże przy podjęciu decyzji, która z nich będzie najwłaściwsza. Chętnie odpowiemy na dodatkowe pytania.

Zapraszamy do zapoznania się z dostępną ofertą biur na wynajem i przypominamy, że korzystanie z wyszukiwarki biurowej oraz naszych usług doradczych jest bezpłatne dla najemców.

Maciej Moralewicz

Maciej Moralewicz
Dyrektor Regionalny
Tel. +48 501 807 175
E-mail: maciej.moralewicz@pl.knightfrank.com