
Wybór odpowiedniego biura to kluczowy krok strategiczny dla każdej firmy, szczególnie w momencie, gdy termin obecnej umowy najmu zbliża się ku końcowi. W takiej sytuacji przedsiębiorstwa muszą zdecydować, czy renegocjować dotychczasowe warunki, czy rozważyć relokację do nowej siedziby. Renegocjacja może być okazją do uzyskania korzystniejszych warunków finansowych bez perturbacji związanych z przeprowadzką, natomiast relokacja stwarza możliwość wyboru przestrzeni lepiej dostosowanej do aktualnych i przyszłych potrzeb firmy oraz jej pracowników.
Krok 1: Rozpocznij przygotowania z wyprzedzeniem
- Planowanie procesu decyzyjnego najlepiej rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem, tj. około 18–24 miesiące przed wygaśnięciem umowy. Takie podejście daje większą swobodę wyboru, umożliwia dokładne porównanie ofert i pozwala lepiej przygotować się do negocjacji. Warto w tym czasie:
- Stworzyć harmonogram działań, uwzględniający najważniejsze kamienie milowe, takie jak analiza potrzeb, ocena rynku, wybór konsultantów oraz negocjacje.
Wyznaczyć zespół odpowiedzialny za proces, który będzie koordynował działania i raportował postępy.
Krok 2: Przeanalizuj obecne warunki
Aby skutecznie ocenić dostępne opcje, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów:
- Obowiązującą umowę
– Przeanalizuj kluczowe zapisy, takie jak warunki wypowiedzenia, opcje przedłużenia czy kary za wcześniejsze rozwiązanie umowy.
– Sprawdź, czy istnieje możliwość negocjacji dodatkowych warunków, np. okresu przejściowego, jeśli zdecydujesz się na relokację. - Obecną siedzibę
– Oceń zalety i wady obecnej lokalizacji: dostępność dla pracowników i klientów, bliskość do infrastruktury oraz wygodę użytkowania.
– Zidentyfikuj, które elementy biura wymagają poprawy – czy przestrzeń jest wystarczająca, ergonomiczna i nowoczesna? - Potrzeby firmy i pracowników
– Przeprowadź ankietę wśród pracowników, aby lepiej zrozumieć ich potrzeby, np. w zakresie dojazdu.
– Uwzględnij plany rozwoju firmy, takie jak wzrost zatrudnienia, nowe działy czy zmiany w strukturze pracy. - Sytuację rynkową
– Sprawdź dostępność biur w pożądanej lokalizacji, ich standard, ceny oraz trendy na rynku nieruchomości biurowych.
– Weź pod uwagę dodatkowe czynniki, takie jak „zielone” certyfikaty budynków (np. BREEAM, LEED), które mogą wpłynąć na wizerunek firmy.
Krok 3: Skorzystaj z pomocy specjalisty
Współpraca z doświadczonym konsultantem ds. nieruchomości może znacząco ułatwić proces decyzyjny. Specjalista:
- Oferuje dostęp do najnowszych danych rynkowych oraz analizuje dostępne opcje w oparciu o potrzeby firmy.
- Pomaga w ocenie ofert, negocjacjach oraz w przygotowaniu dokumentacji.
- Może doradzić w sprawach technicznych, takich jak potencjalne koszty adaptacji nowego biura czy zmiany aranżacji.
Krok 4: Unikaj typowych pułapek
W procesie decyzyjnym warto unikać następujących błędów:
- Zbyt późne rozpoczęcie przygotowań – ogranicza to możliwości wyboru i negocjacji, a czasem zmusza firmę do przyjęcia mniej korzystnych warunków.
- Niepełna analiza kosztów – oprócz czynszu uwzględnij koszty dodatkowe, takie jak media, parking, serwis techniczny, podatki czy adaptacja przestrzeni.
- Brak transparentności – regularne informowanie kluczowych interesariuszy o postępach pozwala uniknąć problemów z późniejszą akceptacją decyzji.
Krok 5: Renegocjacja czy relokacja?
Decyzja o pozostaniu w obecnej lokalizacji lub przenosinach do nowej powinna być wynikiem gruntownej analizy:
- Renegocjacja – pozwala często obniżyć czynsz, uzyskać dodatkowe udogodnienia lub elastyczniejsze warunki umowy.
- Relokacja – idealne rozwiązanie, jeśli obecna przestrzeń nie spełnia wymagań firmy lub pojawiły się nowe, bardziej atrakcyjne oferty.
Dodatkowym czynnikiem decyzyjnym mogą być zmieniające się potrzeby w zakresie pracy hybrydowej lub zdalnej, które mogą wpłynąć na wielkość i funkcjonalność przestrzeni biurowej.
Nowe trendy na rynku biurowym
Podejmując decyzję, warto uwzględnić aktualne trendy w projektowaniu przestrzeni biurowych:
- Elastyczne przestrzenie pracy – biura typu „flex” umożliwiają łatwe dostosowanie przestrzeni do zmieniających się potrzeb.
- Biura hybrydowe – coraz częściej projektowane z myślą o pracownikach pracujących częściowo zdalnie.
- Rozwiązania ekologiczne – energooszczędne budynki, panele słoneczne czy zielone tarasy to elementy, które zyskują na znaczeniu.
Podsumowanie
Podejmując decyzję o dalszym najmie biura, należy wziąć pod uwagę wszystkie dostępne opcje i przygotować się z odpowiednim wyprzedzeniem. Dzięki współpracy z ekspertami, dokładnej analizie rynku i unikaniu typowych błędów można nie tylko zoptymalizować koszty, ale także wybrać przestrzeń, która najlepiej wspiera strategiczne cele firmy i zwiększa komfort pracy zespołu.
We wszystkich kwestiach związanych z doradztwem przy zmianie biura, jego powierzchni, doboru odpowiedniej lokalizacji, czy negocjacji umowy, nasi eksperci są do Państwa dyspozycji.

Aleksandra Markiewicz,
Associate Director, Tenant Representation
Tel.: +48609038568
E-mail: aleksandra.markiewicz@pl.knightfrank.com